【RPA】メール確認・メルマガ配信業務の自動化・マーケティングオートメーションの実現方法を徹底解説

2022年6月29日

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こんにちは、DXCEL WAVEの運営者(@dxcelwave)です！

「毎日メール確認が面倒」「なんとか定型メール作業を自動化したい」「メール配信によるマーケティングオートメーション（MA）を実現したい」など、本記事ではこういった悩みに対する解決策・アプローチ方法を詳しく解説します。

従来のメール確認・配信業務の課題

我々のコミュニケーション手段であるメールについて、日々の生活ではLINE等のSNSの普及により利用シーンは減ってきた印象です。一方でビジネスの現場では、未だに広く利用されています。

メールは以前から活用されているコミュニケーション手段であるため、使い勝手は良いですが、業務で利用する場合、下記の手間を感じたことはないですか？

仕事でのメール作業に費やす時間は、1日平均1時間以上と言われています。この時間を少しでも自動化できれば飛躍的に仕事の効率性も上がりそうですね。

本記事では、メールの中でもいわゆる「定型メール」と呼ばれるメールのテンプレートや確認事項が決まっているメールの対応業務について、自動化の検討方法を詳しく紹介していきます。

「自動化・RPAとは何か？」「RPAのメリット・RPA導入・自動化を検討するタイミングやアプローチ方法」について詳しく知りたい方は、下記の記事もご参照ください。

【RPA】メール業務の自動化とは？

まず、定型メールの自動化検討が可能な場面をイメージしてみましょう。この項では「メール業務ってどんなことが自動化できるの？」という問いに答えます。

メール作成・送信作業および受信メールの確認作業という2つの観点でイメージを掴んでいきましょう。

メール作成・送信業務の自動化

メールリスト作成

メール送信の前に実施する作業として、「メールリストの作成」があります。不特定多数にメールを送る場合、これが案外大変ですよね。例えば、イベント・会議参加者をまとめた名簿リスト作成や、マーケティング視点での顧客名簿作成などがあります。

ここで、自動化対象として検討できるのは、名簿作成の目的がお知らせメール配信などのように「配信が日常的でかつ」「配信内容が形式化された」場合です。

メール送信

「メール送信」という行為自体は、簡易に自動化できます。自動化検討に際して重要なことは、どういう送信条件でメールを配信するかです。

例えば「20代・男性にメール送信」「3日後・40代・イベント参加者にリマインドメール送信」という顧客セグメントや日付・時間などの形式的な配信条件の場合に自動化が有効と言えます。

受信メール・確認業務の自動化

受信メールの確認作業は「メール解析」という受信メールの宛先・件名・本文をプログラムが解析し、解析結果を有効活用する技術を用いて自動化を検討します。

メール確認作業の自動化には、上図のように「受信メール解析ツール×RPAツール」という2つの自動化技術を用います。具体的なシーンを見ていきましょう！

受信メール × 条件付きアクション

受信メールの情報集計が目的である場合、自動化の対象として検討できます。

例えば、イベント参加者の出席可否が記載された複数の受信メールに対して、参加者情報を集計し、メール送信する場合です。集計結果をもとに、出席予定者にはイベント内容を、欠席予定者には次回イベント情報を自動送信するRPA（条件アクション）ツールと組み合わせて自動業務を完結します。

メール集計 × レポート作成

こちらも受信メールの情報集計(解析) × RPAとして自動化検討できる場合です。

メール解析の集計結果は、レポート機能を有したRPAツールによって、ExcelやWord形式で自動出力することもできます。

受信メール × 外部連携

問い合わせメールなど、メール内容に応じて仕分けが発生し、担当と連携が必要になるメールについても自動化対象として検討できる場合があります。

今日では問い合わせの場合、問い合わせ目的毎にメールアドレスを事前に準備している企業が多いため、あまり検討する場面は少ないかもしれませんが「メール解析×外部連携」という手段は覚えておいて損はないでしょう。

メール業務の自動化するには？自動化の流れをイメージする

メール業務を自動化するにあたり、IT・システム目線でどのようなところに着目し、システム・ツール導入を進めるべきかという問いに回答していきます。

メールリスト作成・送信の自動化（業務）

メールリスト作成

メール業務の自動化を検討する上で「データの整備」は欠かせません。ここでのデータとは、連絡帳の連絡先（氏名・メールアドレス・電話番等）を指します。一般的に、連絡帳をデータベースで一元管理することを目指し、関係者が利用しやすい形式に整えます。

マーケティング・プロモーション用途でメールリストを作成を検討する場合、顧客の属性情報（年齢・性別・住所・出身など）や会員情報、行動情報（メール開封率、Webサイト閲覧数など）を用いることでマーケティングの高度化を実現できます。

配信設定

メール送信の配信条件を定義します。配信設定のコンセプトは、誰に(セグメント)、何を(コンテンツ)配信するか決定することです。

「誰に配信するか」は、いわゆる「セグメンテーション」の決定を指します。例えば、年齢と性別の情報を用いてセグメントを決定する場合は「20代・男性」「40代・女性」等が該当します。会員情報も配信条件として利用できる場合、「30~40代女性・会員・美容イベント参加経験者」という具体的なセグメント作成も可能です。

次は、作成したセグメント毎に「何を（コンテンツ）」を配信するか決定します。例えば、「20代・男性」というセグメントには「自動車・バイクの商品紹介」を、「30~40代女性・会員・美容イベント参加経験者」のセグメントには「次回の美容イベント開催情報」をコンテンツとして設定するイメージです。

メール送信

メール自動送信の場合、①メールリストおよび②配信条件が既に決まっているならば、容易にRPAツールとして作成が可能です。

Pythonを用いたメール自動送信ツールの開発方法はこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひご覧ください。

マーケティングオートメーション(MA)への対応

上図では、特にメールマーケティングによるMA実現を意図した流れを記載しています。全体的な流れはメールリスト作成・送信の自動化（業務）と同じであるため、ポイントを絞り解説します。

MA実現に重要なことは、②配信設定をいかに高度化し、顧客1人1人に最適なコンテンツを届けられる仕組みが構築できるかです。例えば、「20代・女性」というセグメント10名に、子育てイベントというコンテンツを配信した場合を考えます。この場合、10名の中で実際にコンテンツに興味を示す何人でしょうか？おそらく既婚でかつ子供の年齢が7歳未満に限定されますね。一方で、「20代・女性・結婚有無・子供有無・子供年齢」でセグメントが設定できると、上記コンテンツは興味を示してくれる人だけに届けられそうですね。これが配信設定の高度化の例です。

配信設定の高度化は改めて言いますが、「データの整備」が欠かせません。「20代・女性・結婚有無・子供有無・子供年齢」でセグメント設定したい場合でも、「結婚有無・子供有無・子供年齢」というデータがそもそもなければ本末転倒です。顧客データを収集・管理できる仕組み作りが大切です。

データ整備を精緻化する手段として、上図のようにWebサイトやSNS経由でのデータ取得検討するのも良いでしょう。会員情報やSNSの行動データを組み合わせることで配信設定を高度化できます。